Spotkanie otworzył i gości z Watykanu powitał przewodniczący prezydium polskiego komitetu organizacyjnego kard. Stanisław Dziwisz. Delegacji Papieskiej Rady ds. Świeckich przewodniczy jej sekretarz bp Joseph Clemens, a wraz z nim przybyli: ks. Miguel Delgado Galindo, podsekretarz, o. Joao Chagas, odpowiedzialny za sekcję młodych, wraz z Giovanną Guerrieri Nalin i Elizabeth Hawkins z tejże sekcji, Rafael Nava Urena, administrator papieskiej rady oraz Marcello Bedeschi, przewodniczący Fundacji im. Jana Pawła II.

Członek zarządu Województwa Małopolskiego Jacek Krupa oraz sekretarz miasta Krakowa Paweł Stańczyk w swych wystąpieniach podkreślili zaangażowanie struktur samorządowych jako współorganizatorów tego wydarzenia. Stańczyk zaznaczył, że Kraków z radością powita młodych z całego świata, gdyż sam jest miastem młodych, bowiem 40 % jego mieszkańców nie skończyło jeszcze 35 roku życia.

Następnie omawiano poszczególne sektory organizacji Światowych Dni Młodzieży 2016 w Krakowie. Poinformowano, że Papieska Rada ds. Świeckich w najbliższych dniach podpisze umowę z jedną z renomowanych włoskich firm, współpracujących z Watykanem, której rezultatem będzie stworzenie nowoczesnego informatycznego narzędzia rejestracji uczestników z całego świata. Umożliwi to sprawną rejestrację setek tysięcy spodziewanych uczestników tego międzynarodowego wydarzenia. Kilkaset tysięcy przybyszy spodziewanych jest podczas pierwszych dni ŚDM, a w finalnym czuwaniu i papieskiej Mszy św. weźmie udział prawdopodobnie 2 mln pielgrzymów.

Przybysze z całego świata zostaną zakwaterowani w kilku specjalnych strefach noclegowych. Noclegi otrzymają w internatach, szkołach, w parafiach i u rodzin. Komitet organizacyjny planuje dwie strefy na terenie samego Krakowa i jego obrzeżach, a najdalsze sięgać będą Katowic i Tarnowa. Na obrzeżach Krakowa mają być uruchomione też pola namiotowe, które pomieszczą do 60 tys. osób.

Każdy zarejestrowany przybysz otrzyma specjalny pakiet uczestnika Światowych Dni Młodzieży, w skład którego wchodzić będą m. in. niezbędne materiały, ubezpieczenie oraz karta uprawniająca do bezpłatnych przejazdów wszystkimi środkami publicznej komunikacji.

Pielgrzymom pomagać będą specjalnie wyszkoleni wolontariusze. Przewiduje się ok. 20 tys. wolontariuszy z Polski i ok. 3 tys. z zagranicy. Komitet organizacyjny potrzebuje zarówno tzw. wolontariuszy długoterminowych, którzy pomogą także we wcześniejszych przygotowaniach, jak i tych, którzy pracować będą wyłącznie w trakcie ŚDM.

Pierwszy tydzień uczestnicy Światowych Dni Młodzieży spędzą we wszystkich, oprócz krakowskiej, polskich diecezjach. W poniedziałek 25 lipca przyjadą do Krakowa. 26 lipca po południu nastąpi inauguracja SDM 2016 a uroczystej Mszy św. na krakowskich Błoniach przewodniczyć będzie kard. Stanisław Dziwisz. W kolejnych 3 dniach biskupi z całego świata głosić będzie młodym katechezy. Będzie to miało miejsce w ok. 250-300 kościołach, kaplicach, halach i innych miejscach w rejonie zakwaterowania grup.

Powitanie Ojca Świętego nastąpi w czwartek 28 lipca także na Błoniach. Piątek 29 lipca będzie dniem sakramentu pojednania, w tym dniu młodzi wezmą także udział w Drodze Krzyżowej. Jej kształt i miejsce nie zostały jeszcze ostatecznie określony.

W sobotę 30 lipca wszyscy młodzi przybędą na centralne miejsce celebry. W sobotę wieczorem odbędzie się czuwanie młodych z Ojcem Świętym Franciszkiem, a niedzielna Msza św. pod jego przewodnictwem zakończy spotkanie. Tego dnia po południu papież spotka się dodatkowo z wolontariuszami.

Wyznaczono już 9 oficjalnych języków spotkania: polski, włoski, angielski, niemiecki, francuski, hiszpański, portugalski, rosyjski i ukraiński. Każda z uroczystości będzie tłumaczona na te języki, na specjalnie wyznaczonych w tym celu częstotliwościach.

Na młodych – w ramach tzw. Festiwalu Młodych - czekać będą również liczne imprezy kulturalne, które odbywać się będą na krakowskich stadionach i w salach koncertowych. Zorganizowane zostaną również „Targi Powołań”, na których prezentować będą swą ofertę formacyjną i duchową różnorodne stowarzyszenia wspólnoty i ruchy apostolskie. W krakowskich świątyniach będą strefy ciszy i modlitwy, animowane przez poszczególne ruchy apostolskie.

Podczas ŚDM w Krakowie spodziewanych jest ok. 6 tys. dziennikarzy i członków ekip telewizyjnych z całego świata. Za organizację obsługi prasowej odpowiadać będzie Katolicka Agencja Informacyjna wraz z Polską Agencją Prasową